Pengertian Perencanaan Sistem Perkantoran
Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen. Hal ini
termasuk dalam manajemen perkantoran, perencanaan terhadap
aktivitas dalam perkantoran harus dilakukan dalam manajemen
perkantoran.
Menurut George R. Terry (2009: 46) bahwa Planning is the
visualization and formulation of proposed activities designed to
achieve certain results”. (Perencanaan adalah penggambaran dan
perumusan kegiatan-kegiatan yang diusulkan dimaksudkan untuk
mencapai hasil-hasil tertentu). Pendapat lain dikemukakan L.
Urwick (dalam Moekijat, 1989: 64) “Planning- See that the plan of
operations is carefully prepared and strictly carried out.”
(Perencanaan mengusahakan agar rencana mengenai pelaksanaan-
pelaksanaan pekerjaan dipersiapkan dengan seksama dan
dilaksanakan dengan tepat).
Menurut C. L. Littlefield dan R.L. Peterson (dalam Moekijat,
1989: 64) bahwa “Planning involves considering the factors that
influence a situation and laying out course of action. A complete
plan usually will specify what work will be done, why it will be
Bab 2
15
done, how and where it will be done, and who will be responsible.”
(Perencanaan mengandung pertimbangan dari faktor-faktor yang
mempengaruhi suatu situasi dan menentukan suatu arah tindakan.
Suatu rencana yang lengkap biasanya akan merinci pekerjaan
apakah yang akan dilakukan, mengapa hal itu dilakukan, bagaimana
dan dimana hal itu akan dilakukan, dan siapa yang akan
bertanggung jawab).
Dengan demikian, kami dapat mensintesakan bahwa
perencanaan adalah perumusan suatu kegiatan-kegiatan dan
dipersiapkan dengan seksama yang di dalamnya berisi apa yang
dilakukan kegiatan tersebut, mengapa kegiatan itu dilakukan,
bagaimana kegiatan itu dilakukan, dan siapa yang akan bertanggung
jawab.
Sedangkan Sistem menurut Gordon B. Davis (dalam Ety
Rochaety dan Pontjorini Rahayuningsih, 2005: 15) system is a set of
elements that are interconnected and affect each other in a certain
environment. (Sistem adalah seperangkat unsur yang saling
berhubungan dan saling mempengaruhi dalam satu lingkungan
tertentu). Perencanaan sistem perkantoran adalah pola perbuatan
yang menggambarkan di awal mengenai hal-hal yang harus
dikerjakan dan caranya mengerjakan dan di dalamnya terdapat
segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata
kerja, dan tata tertib dalam menyelesaikan sesuatu bidang kerja
atau fungsi pokok dalam suatu organisasi atau kantor.
George R Terry dalam (The Lian Ghie, 2000: 26)
mengemukakan bahwa “Office planning system is the activities of
the office work what will be done, when, where, and how to
implement them.” (Perencanaan sistem perkantoran adalah
aktifitas-aktifitas mengenai pekerjaan perkantoran yaitu apa yang
16
akan dilaksanakan, bilamana, dimana, dan bagaimana cara
melaksanakannya).
Dari pendapat di atas, dapat ditarik sebuah benang merah
bahwa perencanaan sistem perkantoran adalah sekumpulan dari
merode-metode kantor yang diawal sudah direncanakan berupa
program perkantoran maupun langkah-langkah dalam perkantoran.
Menurut Raymond Mc Leod ( dalam The Lian Ghie, 2000: 26)
“Sistem is a group of integrated elements to achieve a goal”.
(Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi untuk
mencapai suatu tujuan). Dari definisi di atas, kami dapat
mensintesakan bahwa sistem adalah kumpulan dari sub sistem yang
saling berhubungan dan saling mempengaruhi serta terintegrasi
untuk mencapai suatu tujuan.
