Setelah pengertian kantor, untuk memahami komunikasi kantor perlu dipahami juga apa
yang dimaksud dengan komunikasi. Menu-rut Komaruddin (2001: 77) menjelaskan
sebagai
berikut:“komunikasi adalah proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi
dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya”.
The Liang Gie (1992:59) mengemukakan bahwa komunikasi adalah penyampaian warta
yang mengandung macam-macam keterangan dari seorang kepada orang lain. Dalam
komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke alam
pikiran orang lain, sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbul-kan
tindakan-tindakan yang diharapkan.
Definisi komunikasi tersebut menekankan bahwa; komunikasi merupakan proses
penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman
sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif. Untuk kantor, informasi,
peraturan atau instruksi dalam bekerja, biasanya dilakukan oleh atasan kepada bawahan
mengenai pekerjaan yang harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang baik
dalam pencapaian tujuan kantor.
Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu
perubahan perilaku kepada komunikan atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti,
memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media
maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media.
Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor dan komunikasi, selanjutnya akan
dibahas mengenai pengertian “komunikasi kantor”. I.G. Wursanto (1987:25) mengemukakan
pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Komunikasi kantor yakni komunikasi yang
terjadi dan berlangsung dalam kantor atau ada yang menyebut dengan istilah hubungan
kantor (office communication) adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak
kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit kepada unit lain)
yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.
Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor, The Liang Gie mengemukakan bahwa
pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi
administrasi. Charles E. Redfield (dalam The Liang Gie, 1992: 60) mengemukakan
pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Administrative communication can best be
regarded as a form of social or human communication informasi which there are these five
elements: A communicator (a speaker, sender, issuer) who transmits (says, sends, issues)
messages
(orders, reports, suggestions) to communicate (addressee, respondent, audience) to influence
the behavior of the communicate, as seen in his response (reply, reaction).
Berdasarkan pendapat di atas, pengertian komunikasi kantor adalah sebagai berikut:
Komuni-kasi administrasi dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi
sosial atau komuni-kasi antar manusia yang di dalamnya ada lima elemen: seorang
komunikator (seorang pembicara, pengirim, penyiar) yang menyampaikan (berkata,
mengirim, menyiarkan) warta (perintah, laporan, saran) kepada seorang komunikan (pihak
yang dikirimi, penjawab, hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si peneri-rima
atau sebagaimana tampak dalam tanggapan-nya (jawaban, reaksi). Definisi lain
menyebut bahwa “Administrative communication is a process which involves the
transmission and accurate replication of ideas for the purposes of eliciting actions
which will accomplish company goals effectively” (William G. Scott, dalam The
Liang Gie, (1962:173). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa, komuni-kasi
kantor adalah proses penyampaian informasi, instruksi atau perintah mengenai
pekerjaan atau tugas.
Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan kepada
pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor
baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan
menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.
