Tata Usaha dalam manajemen perkantoran juga disebut sebagai „Administrasi.‟
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi
secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Data
dan informasi yang dimaksud berhubungan dengan aktivitas organisasi, baik untuk
kepentingan intern maupun ekstern.
Tata usaha pada hakikatnya merupakan peker-jaan pengendalian (the handling)
informasi (Prajudi Atmosudirjo, 1980). Kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tata usaha
yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan
keterangan bagi pimpinan (J. Wajong, 1962).
Sementara menurut Munawardi Reksohadi prawiro, 1984). Oleh karena kegiatan tata
usaha merupakan pengelolaan data dan informasi yang keluar dari dan masuk ke organisasi
maka keseluruhan rangkaian kegiatan-kegiatan tersebut terdiri atas penerimaan, pencacatan,
pengklasifi-kasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikn, peng-gandaan, pengiriman
informasi dan data secara tertulis yang diperlukan oleh organisasi.
Adapun tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan ketatausahaan berlangsung disebut
kantor, yaitu suatu unit kerja yang terdiri atas ruangan, personil, peralatan dan operasi
pengelolaan informasi. Kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok,
yaitu:
a. Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat yaitu rangkaian aktivitas yang
berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan
sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.
Korespondensi akan lebih berarti apabila informasi yang dikirim memperoleh jawaban
dari pihak yang dituju. Salah satu alat atau sarana untuk mengirim atau memberi
informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan,
permintaan, pertanyaan adalah surat;
b. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau
diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern. Ini dimaksudkan untuk
memudahkan mengetahui atau pembuktian bahwa suatu informasi yang dibutuhkan
sudah dikirim atau diterima;
c. Pengarsipan (filing), yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara
sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.
Informasi yang dimaksud dapat berupa warkat (records) yaitu catatan-catatan tertulis
atau bergambar yang memuat keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat
untuk membantu ingatan. People forget, records remember (orang bisa lupa, tetapi
warkat selalu ingat).
Adapun arsip dapat diartikan sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis sehingga jika diperlukan dapat secara cepat ditemukan. Seluruh kegiatan di
atas merupakan kegiatan tata usaha (administrasi dalam arti sempit) dan dipandang
sebagai pekerjaan intern yang melibatkan manusia (personil) serta sarana dan prasarana
ketatausahaan dalam kerangka kerja sama yang dimaksudkan untuk tercapainya tertib
administratif dalam hal informasi sehingga akan memperlancar arus informasi
(information flow) khususnya, baik dalam proses komunikasi (communication process)
maupun dalam proses pengambilan keputusan (decision making process).
