Sistem Perkantoran di Indonesia saat ini

Pimpinan perkantoran melakukan aktivitas perencanaan seluruh tatatusaha dalam organisasinya sebagai sistim perkantoran.
Sistem perkantoran ialah :
–Segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola, tata kerja dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.
–Urutan baku operasi dalam suatu kegiatan perusahaan yang khusus (pembayaran upah, pembikinam faktur penjualan, dsb) dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bilamana dilaksanakan.
Perencanaan Sistem Perkantoran
Perencanaan Sistem Perkantoran menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan  metode yang  perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan:
1. Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran.
2. Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran
3. Pengunaan peralatan dan perlengkapan perkantoran.
Manfaat perencanaan sistem perkantoran yang baik :
1. Kelancaran, dan mencegah kesalahan pekerjaan
2. Pengurangan keterlambatan, hambatan
3. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan
4. Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha
5. Kordinasi berbagai seksi dalam organisasi
6. Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.
Asas Sistem perkantoran yang baik sbb:
7. Arus kerja lancar.
8. Menghindari kekembaran kerja dan warkat.
9. Mondar-mandirnya para petugas berlangsung minimum.
10. Menghindari tulis-menulis yang tidak pertu.
11. Memanfaatkan kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja.
12. Menjaga jumlah pekerjaan dengan perbekalan kertas minimum.
13. Mencegah banyaknya pencatatan dan pengecekan yang tak perlu, dengan menerapkan prinsip manajemen berdasarkan pengecualian (bilamana prosedur rutin telah ditetapkan dan dijadwalkan, maka tidak perlu semua urusan dilakukan pencatatan, kecuali ada hal-hal khusus, itupun seminimal mungkin.
14. Memanfaatkan mesin-mesin, tetapi tidak berlebihan.
15. Tidak rumit tapi efektif.
Sistem Informasi Management
•Sistem Informasi Manajemen :
  Jalinan hubungan dan jaring lalu-lintas informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan (melalui proses pengumpulan, pengolahan, penyimpananan), sampai penyebarannya kepada yang berkepentingan, agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya, dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.
•Information (Informasi / keterangan) :
  Segala sesuatu yang dikomunikasikan di antara orang dengan orang, orang dengan mesin dan mesin dengan mesin.
•Melakukan komunikasi berarti memberitahukan pengertian kepada pihak lain.
•Perkataan “information” berakar kata “inform” yang berarti menyampaikan pengetahuan. Kata asalnya dari bahasa Latin “informare” berarti mengusahakan agar berbentuk.
Manfaat Sistem informasi yang baik :
–Mencegah pencarian keterangan yang lama atau bahkan
  kehilangan keterangan yang merugikan organisasi.
  Terhindarkan penimbunan keterangan yang tak berguna
  atau merupakan kembaran yang memboroskan biaya.
–Terhindarnya lalulintas informasi yang simpangsiur atau terputus-putus sehingga mempersulit kordinasi dalam seluruh organisasi.
–Tersedianya informasi yang cepat kepada para petugas dan pimpinan organisasi sehingga mampu rnelaksanakan tugasnya baik dan cepat.

Suatu Sistem Informasi mencakup sarana-sarana untuk menghimpun, menyimpan, memperbaharui, dan mengambil data, maupun berbagai sarana untuk mengubah data itu menjadi informasi untuk dipergunakan manusia.

Baca juga  10 fakta tentang Park Hyung Sik
Setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur :
–Sumber daya     : berupa data yang kemudian menjadi informasi.
–Pendekatan       : kerangka sistem.
– Aktivitas          : pengolahan (processing).

– Perlengkapan    : peralatan elektronik yg mewujudkan otomasi.

Keempat unsur itu masing-masing saling bertautan menimbulkan :
(1) Data/informasi  + (2)  Kerangka  sistem  melahirkan:
(a) Sistem informasi (information system)
(1) Data/informasi + (3) Aktivitas pengolahan melahirkan:
(b) Pengolahan data (data processing)
(1) Data/informasi + (4) Peralatan otomasi  melahirkan:
(c) Otomasi perkantoran (office automation)
(2) Kerangka sistem + (3) Aktivitas pengolahan melahirkan:
(d) Sistem pengolahan data (data processing system)
(2) Kerangka sistem + (4) Peralatan otomasi melahirkan;
(e) Sistem komputer (computer system)
(3) Aktivitas pengolahan + (4) Peralatan otomasi melahirkan:
(f) Electronic Data Processing (EDP).

Secara keseluruhan membentuk sebuah sistem informasi manajemen yang dapat dijalankan dalam sesualu organisasi untuk mendukung tercapainya tujuan yang ditentukan.

Pengertian management information mencakup:
–Strategic planning information (informasi untuk perencanaan yang strategis).
–Management control information (informasi untuk kontrol oleh pimpinan).
–Operational information (informasi pengerjaan).
Dalam perusahaan besar, pengolahan bahan informasi biasanya memakai peralatan komputer, dimana ada input information dan output information.
Pengolahan bahan informasi ini ada yang menyebutnya “information processing”, tapi  sesungguhnya lebih tepat “data processing”.
Data processing (pengolahan data) : kegiatan pikiran dengan
bantuan tenaga atau sesuatu alat dan mengikuti serangkaian
langkah, rumus, atau pola tertentu untuk mengubah data

sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat, atau isinya.

Data Processing adalah proses pengerjaan yang terencana terhadap informasi agar mencapai suatu tujuan atau hasil yang diinginkan, sbb :
1. Reading (Pembacaan) : Menafsirkan data dengan memeriksa tanda-tanda / simbol / huruf / kata.
2. Writing (Penulisan) : Penulisan, pengetikan. Memudahkan pengolahan dengan cara menempatkan data abjad / angka / simbol dengan menggunakan media perantara perekaman didaerah magnetis pada pita atau menggunakan tinta magnetis.
3. Recording / Printing (Pencatatan / Pencetakan) : Untuk mendapatkan hasil dari pengolahan, data dalam media perantara dikembalikan menjadi bentuk yang dapat dibaca orang.
4. Sorting (Pemilahan)   : Menggolong-golongkan data.
5. Transmitting (Pengiriman)   : Menyebarkan Data.
6. Calculating (Penghitungan)   : Mengerjakan data secara matematis.
7. Comparing (Pembandingan)  : Memeriksa ketepatan / kelengkapan data.

8. Storing (Penyimpanan)   : Menyimpan dan memelihara data.

Baca juga  Fakta Tentang CEO Startup Ojol yang dimutilasi Asistennya Sendiri