Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern

Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern

G. Mills, O. Standingford (1990) mendefinisikan tujuan kantor
adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman.
Definisi luas ini dapat diperjelas, sehingga fungsi kantor sebagai
pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan
di bawah ini.
1.Menerima informasi
Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya
adalah surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan
berbagai kegiatan organisasi. Selain menerima informasi
yang masuk seperti itu, kantorpun memperoleh informasi.
2. Merekam informasi
Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat
disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Beberapa

rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum,
tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untuk
memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan
pengendalian organisasi. Rekaman semacam itu mungkin
menunjukkan hasil negosiasi, transaksi, kegiatan, dan
sebagainya misalnya korespondensi, pesanan, faktur,
laporan keuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil
analisis lainya.
3. Mengatur informasi
Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam
bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. Data
dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda,
perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk
memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam
melayani manajemen, adalah suatu fungsi yang paling
penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih
dengan baik. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan
berbagai macam laporan.
4. Memberi informasi
Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi
dari rekamannya. Sebagian informasi yang didistribusikan
bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan informasi
dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya
instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain
sebagainya.

Baca juga  Markup: Image Alignment in themes

Melindungi Aset
Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas
hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi
informasi saja. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu
mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman
yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di
brankas atau di bank.
Menurut Hershner Cross, Sistem Informasi manajemen
dalam perkantoran modern merupakan suatu gabungan yang

amat teratur dari pegawai, perlengkapan dan fasilitas-
fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan,

pengolahan, pengiriman dan pembaharuan data, semuanya
sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para
pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi.
Sedangkan menurut Sherman Bluemethal menyatakan
bahwa sistem-sistem tersebut menyangkut sarana-sarana
untuk menghimpun, menyimpan, memperbaharui, dan
mengambil data maupun berbagai sarana untuk mengubah
data itu menjadi informasi untuk digunakan manusia.

Baca juga  Manajemen Sebagai Seni