Menurut kamus administrasi perkantoran “Arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara teratur berencana kerena mempunyai suatu keguanaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”. Dalam penatalaksanaan tata usaha pada semua
kantor akan banyak sekali digunakan kertas dan peralatan tulis lainnya, dan dokumen lainnya
berupa arsip untuk itu diperlukan sarana penyimpanan dan tempat yang memadai.
Penyimpanan harus dilakukan dan diseleng-garakan sebaik mungkin mengingat
dokumen berupa arsip mempunyai nilai dan kegunaan dan disimpan secara sistematis agar
jika diperlukan dapat dengan mudah dicari dan ditemukan. Menurut Zulkifli Amsyah (2005)
mengatakan “Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, penga-wasan, pemindahan dan pemusnahan.
Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati.
Menurut IG Wursanto (2008) „kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan
kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta,kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-
surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya.‟ Kegiatan yang berhubungan denganpenyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut
kearsipan.
Kemudian, menurut KEPMENPAN Nomor 09/Kep/M. Pan. 2003 „Manajemen
kearsipan adalah bagaimana mengelola arsip sejak diciptakan, diper-gunakan, dirawat sampai
disusutkan secara efektif dan efesien”. Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa
penyimpanan warkat/dokumen pada pokok-nya dapat dilakukan dengan 5 (lima) macam
sistem penyimpanan yaitu:
- Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic Filing);
- Penyimpanan menurut pokok soal (Subject Filing);
- Penyimpanan menurut wialayah (Geographic Filing);
- Penyimpanan menurut nomor (Numeric Filing);
- Penimpanan menurut tanggal (Chronological Filing);
Tata kerja dan tolok ukur kearsipan di Indone-sia pada umumnya korespondensi (surat
menyurat) dicatat dalam semacam buku yang dinamakan buku agenda, didalam buku ini
dicatat segala sesuatu yang berkenaan dengan pengiriman atau penerimaan surat.
Penyimpanan biasanya dilakukan dalam berkas jepitan atau briefordner atau sarana
penyimpanan lainnya berupa lemari arsip filing cabinet dengan segala bentuknya yang baku.
Untuk mengukur kinerja kearsipan ada semacam angka kecermatan yang harus dipenuhi oleh
para petugas kearsipan, yang dimak-sud dengan angka kecermatan ini adalah seberapa besar
angka presentase yang dihasilkan dengan membandingkan antara dokumen yang dicari tidak
diketemukan dengan dokumen yang diketemukan kembali, dengan rumus :
Jumlah dokumen yang tidak diketemukan
Angka Kecermatan = ——x 100 % Jumlah
dokumen yang diketemukan
