Asas-asas Umum Sistem Perkantoran

Sebuah sistem perkantoran yang baik juga berpegang pada sejumlah
asas atau prinsip tertentu, menurut J.C Denyer (dalam The Liang
Gie, 2007: 30) di antaranya yaitu:
1. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang
lancar tanpa terjadi hambatan-hambatan.
2. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya
kekembaran kerja dan warkat.
3. Meminimalisir perjalanan mondar-mandir dari para pekerja.
4. Menghindari tulis menulis yang tidak diperlukan.
5. Memanfaatkan sebaik-baiknya spesialisasi dalam pelaksanaan
kerja.
6. Menyeimbangkan antara hasil kerja dengan pengeluaran kertas.
7. Menerapkan prinsip manajemen berdasarkan pengecualian.
8. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian
terhadap aturan perlu diusahakan sesedikit mungkin.
9. Sistem perkantoran yang baik menghindarkan pengecekan yang
tidak perlu.

10. Sistem perkantoran yang baik, memanfaatkan sebaik-baiknya
mesin, tetapi tidak mempergunakannya secara berlebihan.
11. Sistem perkantoran harus berdasarkan asas kesederhanaan,
yakni sederhana untuk dimengerti dan sederhana untuk
dijalankan.
Kemudian disamping itu juga terdapat asas-asas efisiensi
guna menunjang sistem perkantoran diantaranya yaitu :
a. Asas Perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan diawal mengenai tindakan-
tindakan yang akan dilaksanakan dalam mencapai suatu tujuan.

Perwujudan asas ini dalam bidang tatausaha dapat berupa
pedoman-pedoman berikut:
1) Pedoman tentang maksud warkat, setiap awarkat yang
diciptakan dan dipelihara harus mempunyai maksud yang
jelas dan kegunaan yang nyata. Kegunaannya yang mungkin
adalah nilai-nilai warkat dalam bidang penerangan, hukum
administrasi, keilmuan/penelitian, pendidikan, dan sejarah/
dokumentasi.
2) Pedoman tentang penetapan prosedur.
3) Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha
4) Pedoman tentang perencanaan formulir.

b. Asas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang rumit atau
pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan.
Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut :
1) Pedoman tentang tatacara.
2) Pedoman tentang perlengkapan tata usaha.
3) Pedoman tentang pengorganisasian tata usaha.

c. Asas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-
kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang

perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam pedoman berikut :
1) Pedoman tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan
2) Pedoman tentang penghapusan suatu warkat.
d. Asas Penggabungan
Berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai
persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus
dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu.